תחסכו שעה ביום ע"י טיפול נכון בדוא"ל

מעוניינים לחסוך לפחות שעה ביום? דוא"ל יכול להפוך מאויב לידיד, אם משתמשים בו ביום-יום לפי כללים ברורים ועקביים.

מתי לטפל? מקסימום 3 פעמים ביום – בבוקר, בצהריים ובסוף היום.

כמה זמן לטפל? מומלץ עד 30-45 דקות בכל פעם. ככלל, משך הטיפול בהודעת דואר נכנסת או נשלחת צריך להיות 30 עד 120 שניות (עד 2 דקות). ניתן לחשב לפי זה את הזמן שנדרש לכם לטיפול בדוא"ל אם אתם בודקים כמה פריטים חדשים אתם שולחים ומקבלים ביום.

איך מטפלים בהודעה נכנסת? עליכם לנהוג תמיד רק באפשרות אחת!

– למחוק אם לא קשור אליכם
– לקרוא ולמחוק
– להגיב ולמחוק
– להדפיס (לעיון בזמן המתאים) ולמחוק
– לקרוא/להגיב ומיד לתייק בתיקיה ייעודית, לפי נושא – מייל ויראלי או פרסום, למחוק ולבקש מהשולח שישלחו למייל פרטי שלכם, אם אתם מעוניינים.

מייל אינו כלי לניהול משימות, ולכן משימה נגזרת מדוא"ל יש לנהל באמצעות כלי לניהול המשימות שברשותכם.

למי שולחים הודעת דואר? שולחים דואר לנמען אחד והעתקים לנמענים אשר:
– צריכים לקבל מכם דיווח: בוס או מנהל בכיר.
– ישתתפו בהכנת תגובה לדואר שלכם.
יש להימנע ממשלוח דוא"ל למספר רב מדי של נמענים כדי שלא תקדישו זמן במענה לתגובות שתקבלו ותבזבזו זמן לאחרים במידע שלא נחוץ להם.

אין לנהל "מלחמות" בדוא"ל. אם אתם כועסים או לא מסכימים עם דעתו של אדם, תרימו טלפון.

בדקו עם הבוס ומנהלים בכירים, איזה עדכונים חשוב להם לקבל בדוא"ל ואיזה לא.

הטיפים ניתנו ע"י לירן נאור 

 

המקור: Homebiz – רעיונות גדולים לעסקים קטנים