טיפים לרכישת ציוד משרדי שיחסכו לכם כסף

ריבוי משימות והרצון למקסם את הזמן כך שהתפוקה תהיה טובה ככל שאפשר הוא אחד הדברים המשותפים כמעט לכל בעלי העסקים. פגישות עם לקוחות, ניהול עובדים וסגירת עסקאות חדשות הם רק חלק מאותן דוגמאות שלעתים עלולות לדחוק הצידה משימות חשובות אחרות בניהול השוטף של המשרד.

אחת הדוגמאות הנפוצות היא ניהול לוקה בחסר של הציוד המשרדי. בענף כל כך מתקדם עם היצע רחב, אין סיבה שלא להתנהל באופן חסכוני ויעיל אך למרות זאת, הרבה בעלי ומנהלי משרדים מפספסים עקרונות חשובים.
לפניכם כללי ברזל לניהול נכון של הציוד במשרד שלכם שיבטיח חיסכון כספי לצד אספקה סדירה של כל מה שאתם צריכים לעבודה שוטפת.

מה אתם באמת צריכים

מתי בפעם האחרונה העפתם מבט על הרכישות האחרונות של הציוד במשרד? אם לא בדקתם בשבועות האחרונים את תמונת המצב, כדאי מאוד שתתחילו לשנות הרגלים מפני שלעתים קרובות אין התאמה מושלמת בין מה שצריך לבין מה שנרכש.
כדי לייעל את התהליך, מומלץ להיוועץ במי שעושים את השימוש המרבי בציוד ולדון אתם בנושאים שיעזרו לכם להבין האם ישנו מספיק ציוד משרדי, מה האיכות שלו, איך השירות שמתקבל מהספק הנוכחי, זמני משלוח, מה חסר להם ומדוע.
מתן מענה לשאלות הללו יעזור לכם להרכיב את חבילת הציוד המושלמת עם הספק הטוב ביותר עבורכם.

היכן אפשר להשיג את הציוד הדרוש במחיר הזול

לאחר שהבנתם את צורכי המשרד, הגיע הזמן לגלות מי מהחברות השונות יכול לספק לכם את הציוד במחיר המשתלם.
מאחר שלספקים שונים של ציוד משרדי יש יתרונות וחסרונות בתחומים שונים, מומלץ לבדוק את המחירים לפריטים שאתם צורכים באופן קבע.
לדוגמה, אם ידוע לכם שאחת ההוצאות המרכזיות היא בדפי A4, עליכם לבחור בספק שיכול להציע לכם דפים להדפסה וצילום במחיר זול ברכישת כמות מרוכזת ומאחר שכשמדובר בהוצאות שוטפות כל חיסכון קטן יכול להתברר לאחר מספר חודשים כמשמעותי במיוחד.

נייר למדפסת ממותג פרטי יכול להוזיל את העלויות עבור אותו מוצר בעשרות אחוזים

לאחר שריכזתם לפחות 4 הצעות מחיר של ספקים שונים תוך התמקדות במוצרים המרכזיים שאתם צורכים, הגיע הזמן לבדוק מי מציע את החבילה הכי משתלמת תוך ניסיון להתמקד במוצרים שמהווים את ההוצאות הכי גבוהות לאורך זמן, לנסות להתמקח ולהוריד אותן ככל שמתאפשר.

בדקו זמני אספקה

רגע לפני שאתם סוגרים עם הספק הכי אטרקטיבי עליכם לבדוק את זמני האספקה שלו ותנאי התשלום עבורם.
בתנאי השוק הנוכחיים, משלוחים חינמיים מקובלים במיוחד ברכישות של מעל 250 שקלים. בדקו שאלה התנאים המינימליים שגם אתם זוכים להם.
כמו כן חשוב להבין מהם זמני המשלוח והאם קיימת אפשרות למשלוחים דחופים.

נהלו את המלאי

השלב האחרון בשרשרת הוא ניהול נכון של המלאי. הדרך המומלצת לעשות את זה היא למנות אחראי אחד או יותר בהתאם לגודל העסק, שיהיה ממונה על ההזמנות השוטפות, ידווח על חריגות בתקציב ואם צריך אפילו יאשר שימוש בעזרים מסויימים.
פעם ברבעון עליכם לקיים ישיבה שבה יפורטו כל הוצאות המשרד לרבות הציוד המשרדי תוך בחינה של רמת ההוצאות, עמידה ביעדים ואף אפשרויות לשיפור השירות מול הפחתת העלויות.