הפקת כנסים ברמה בינלאומית

הפריצה של עסקים רבים מישראל לשוק הבינלאומי קידמה מאוד את השוק הישראלי והיא מזמנת הרבה מאוד הזדמנויות של שיתופי פעולה בן יבשתיים. עסקים ישראליים רבים פועלים בשוק הבינלאומי, תוך שאיפה להשתוות לארצות הברית ואירופה. כנסים הם סוג אחד מאירועים עסקיים אשר מזמן אפשרויות לשיתופי פעולה בינלאומיים בין עסקים מקומיים ועסקים בחוץ לארץ. הפקת כנסים בינלאומיים שונה מאוד מהפקה של כנסים ארציים והיא דורשת הרבה מאוד תשומת לב לפרטים הקטנים.

הפקת כנסים בינלאומיים היא אמנות לכל דבר, כאשר אנחנו מפיקים אירוע בין לאומי אנחנו צריכים לשים לב להרבה מאוד פרטים שונים בו, אפילו יותר מאשר ארגון אירוע מקומי. אחד הפרטים שהכי חשוב לדייק בבחירה שלהם בארגון הכנס, הוא הבחירה של המיקום בו ייערך הכנס – כדאי שהכנס ייערך במקום מרכזי, דרכי ההגעה והתחבורה אליו נוחות. כאשר הכנס הוא בינלאומי, רבים מהמשתתפים בו מגיעים בתחבורה ציבורית ולכן חשוב שהגישה אליו בתחבורה מסוג זה תהיה קלה ונוחה. למשל, הבחירה לקיים כנסים באזור גוש דן היא בחירה מועדפת על מארגני כנסים רבים.

הפקת אירועים עסקיים בינלאומיים צריכה לעמוד בסטנדרטים גבוהים מאוד. ארגון נכון של הכנס והדרכת עובדיו כראוי יכולים להפוך את הכנס לאירוע מאוד איכותי ויוקרתי. כדי שהכנס יהיה ברמה גבוהה, בכנס בינלאומי רצוי שיהיו הסברים בכל השפות אותן דוברים משתתפי הכנס, וישנו הכרח שיהיו הסברים לפחות בעברית ובאנגלית. חשוב לדאוג לתוכן מקצועי ברמה הגבוהה ביותר, תוכן מגוון שיותיר את המשתתפים סקרנים ומעורבים. כמו כן, חשוב לנהל נכון את הזמן, לדאוג לסידור נכון של זמני הסדנאות ו/או ההרצאות בכנס ולוודא ביום האירוע עצמו שהאירוע מתנהל כמתוכנן.

כאשר אנחנו מארגנים כנס בינלאומי בכל נושא, בין מדובר על תחום כלכלה, המשפטים, פסיכולוגיה, מחשבים או רפואה, חשוב להגדיר מהן המטרות של הכנס ומה הוא יכלול. כנסים רבים כוללים הרצאות בפני פורומים רחבים מאוד.

לאחר שנקבע מה יהיה אופי הכנס, בהתחשב בהיקף המשתתפים בכנס, חשוב להתאים את החלל, כלומר אולם כנסים, בו הוא ייערך. מרכז כנסים כולל חללים בגדלים שונים אשר יכולים לשרת פונקציות שונות, ובנוסף קיים אולם אודיטוריום גדול שיכול לאפשר הקרנת סרטים או מצגות ויכול להכיל קהל שומעים רב. לכן, אין זה מפתיע שלרוב המפיקים בוחרים לשכור מרכז כנסים לצורך האירוע.

כאשר נמצאים לקראת סופו של תהליך תכנון כנס, יש לעבור שוב על כל הפרטים על מנת לוודא שלא נשכח שום דבר. חשוב לוודא שהתכניות שלנו לכנס אכן ניתנות לכדי מימוש במציאות בכלים שעומדים לרשותנו ולהתאים את עצמנו לתקציב. ככל שכל הפרטים הקטנים והגדולים בכנס יהיו מדויקים יותר ויתאימו לתכניות שלנו כך הכנס יהיה הצלחה גדולה יותר.