הגדר את נושאי הישיבה, וקבע את הנהלים שלפיהם אתה מתכוון לערוך אותה

מנהל – קח בחשבון, שהצלחת הישיבה תלויה בך במידה רבה. רצוי לבנות את הישיבה לפי שלבים. אפשר מראש לחלק לעובדים את תמצית נושאי הישיבה וחומרי עזר נוספים, אשר מסוגלים לקצר את זמן "קליטת" הבעיה ע"י משתתפי הישיבה. במהלך הישיבה:

1. כבר בהתחלה, הגדר את נושאי הישיבה, קבע את הנהלים שלפיהם אתה מתכוון לערוך אותה.

2. פתור את כל הנושאים לפי הסדר. לפני שאתה עובר לנושא הבא, וודא שסיימת לטפל בנושא הקודם.

3. התחל את הדיון בכל נושא מתיאור קצר של המצב הכללי ומבקשה לעזור לפתור אותו. בקש תשובות לשאלות מוגדרות (עליך להכין אותן מראש). רצוי שתפנה את השאלות קודם כל לאותם האנשים, שיכולים לתרום הכי הרבה לפתרון הבעיה. כמו כן, אתה יכול לבקש מהאנשים האלה להכין מראש תשובות מפורטות לשאלותיך.

4. קבל בברכה את ההצעות של משתתפי הישיבה האחרים. השתדל לשלוט במצב, כדי שלאף אחד לא תהיה אפשרות להשתלט על הדיון ובכך להזיק לאחרים.

5. החזר את הדיון לנושא העיקרי, אם אתה רואה שהוא סוטה יותר מדי הצידה. לפעמים נורא מעניין לדבר על דברים שלא ממש קשורים, אבל עכשיו המטרה העיקרית היא לפתור את הבעיה, ולא לבלות את הזמן בצורה נעימה.

6. יותר מדי מלים מזיקות לא פחות משתיקה. הזכר במהלך הישיבה למשתתפיה שנאספתם על מנת להשיג התקדמות ולמצוא פתרונות לבעיה, ולא כדי לפתח את יכולות הנאום של המשתתפים. אם מישהו מעיר הערה חסרת חשיבות, כוון אותו בצורה מנומסת לנושא הנדרש. הפסקה בולטת של דברי הנואם גורמת לתגובה שלילית ומורידה בצורה משמעותית את פעלתנותו.

7. עודד את ביטוי נקודות המבט השונות ע"י המשתתפים. ככל שיש יותר דעות (עד גבול מסוים, שמעבר לגבול הזה מתחיל כאוס) כך נוצרת ראייה מציאותית יותר של הבעיה וכתוצאה מכך קל יותר לפתור אותה.

8. חילוקי הדעות בין משתתפי הישיבה הינם מועילים, עליהם נהוג לומר "האמת נוצרת בוויכוח", אבל אם המצב מתחמם יותר מדי – צנן את המתווכחים, כדי שהוויכוח לא יהפוך לעימות ממשי.

9. השתתף בדיון ע"י שימוש בשאלות ובפרשנויות. השתדל לחזק את הדיון ולחדש אותו כשיש ירידה באינטנסיביות שלו. אל תכניע את הדיון, אם הכל מתנהל כראוי.

מאת Homebiz, רעיונות גדולים לעסקים קטנים

באדיבות Allmarketing, פורטל השיווק הישראלי