איך מורכב ניוזלטר

חלקי הניוזלטר

כמו כל דבר כמעט, הניוזלטר מתחלק לשלושה חלקים: שלט השם, גוף הניוזלטר ובתחתית פרטי קשר ותיבת קרדיטים.

שלט השם
בראש הניוזלטר יש להציב את שלט השם, אשר מכיל את שמו של הניוזלטר, בצורה מעוצבת בשילוב או שלא בשילוב עם הלוגו של החברה וכן את תגית השם, אשר מתארת את נושא הניוזלטר וגם את התאריך ומספר הגיליון.
אם ניתן – רצוי לשלב בשלט השם גם קישור לאתר החברה.

פרסונליזציה 
יש המשלבים, באמצעות תכונת מיזוג הדואר, את שמו של כל אחד מהנמענים בדברי הפתיחה לניוזלטר (לדוגמה: שלום יואל, השבוע התבשרנו כי… ). פעולה פשוטה זו, תגביר במידת מה את רצונו של הנמען לעיין בניוזלטר.
צריך לשאוף לכך שהכותרת הראשית של כל גיליון וכן הפניה האישית לנמען ייראו בחלון הpreview כשהמייל מתקבל, גם מבלי שהנמען פתח את ההודעה. שלט השם צריך להיות מעוצב היטב, כדי שיהיה קל לזהותו ויהיה נעים לקבל אותו.

גוף הניוזלטר
עיצוב גוף הניוזלטר תלוי בכמות התכנים שאנו רוצים ויכולים לספק.
רצוי לתכנן ולדעת מראש האם נוכל לספק, בכל פעם מחדש, תכנים מרובים. האם נוכל לערוך חומרים ולהציבם בתוך תבנית מורכבת, המכילה מדורים רבים. ארגונים שונים יכולים להגיע למסקנות שונות: ארגון שיש לו פחות משאבים עשוי להגיע למסקנה שדי לו לדוור מאמר אחד בכל פעם.
עיצוב גוף הניוזלטר – ניתן לבחור בעיצוב פשוט, כזה שמורכב מטבלה אחת המחולקת לשורות ובכל שורה מאמר או מדור אחר. גם תבנית כזו יכולה להיות מעוצבת בצורה מקצועית .
אם הגעתם למסקנה שאתם יכולים להזין תכנים מרובים, לתוך תבנית מורכבת, תוכלו לבחור במבנה מתקדם יותר המכיל טבלאות מרובות בעלות תאים ממוזגים ובחלוקה לא סימטרית. (ראה דוגמה)
מומלץ להקצות בניוזלטר מקום למדורים קבועים כגון: מאמר מקצועי שיש בו מן התרומה לכל לקוח, מבצע חודשי, חדשות מהתחום או הענף, דבר העורך וכדומה. פעולה שתחסוך לנו זמן רב בעת הזנת התכנים לתוך הניוזלטר.
את ההזנה של התכנים והגרפיקה לתוך התבנית עלינו לעשות בזהירות. ולהקפיד לשלבם בהתאם למגבלות התבנית, כדי שלא נעוות אותה. לדוגמא, כאשר שילוב תמונה "מרחיב" את התבנית, יש להקטין את התמונה. כדי להשיג מראה מקצועי יש לשמור על מידות פרופורציונאליות. זאת ניתן לעשות על ידי שימוש בכל תוכנה לעריכת גרפיקה.

פרטי קשר ותיבת קרדיטים – במקום זה מומלץ לכלול את הפרטים ליצירת קשר כגון: כתובת פיסית של החברה, מספרי טלפון וכתובות דוא"ל שניתן להקליק עליהן לצורך יצירת קשר, וכן אפשרות ידידותית להסרת כתובת הדוא"ל של הנמען מרשימת התפוצה.